Die Admin Jaareinde-proses ('oorrol') moet deur alle skole gedoen word om profiele vir leerders en personeel vir die volgende jaar te skep. Begin hierdie proses slegs nadat finale punte ingelees is, behalwe as die Rooster-program gebruik word vir die volgende jaar se roosters — in dé geval moet Fase 1 eers voltooi word voordat die Rooster-opstelling kan voortgaan.

Fase 1

Waglys Toelatings

My Skool > Leerders > Jaareinde > Waglys Toelatings
Leerders kan toegelaat of afgewys word per graad.

Herregistrasies

My Skool > Leerders > Jaareinde > Herregistrasies

1. Dui aan of huidige leerders herregistreer of die skool aan die einde van die jaar gaan verlaat.

2. Indien herregistrasievorms ingehandig moet word, kan uitstaande vorms aangedui word.

Promoverings

Indien Promosie Formules NIE gebruik word nie:
My Skool > Leerders > Promoverings

1. Klik die blou pyltjie langs 'n klasverwysing.

2. Klik Gaan voort om leerders per hand te promoveer.

3. Herhaal vir elke klas.

Indien Promosie Formules gebruik word:
My Skool > Kurrikulum > Finale Resultate

1. Kies die graad.

2. Klik Promoveer almal.

Vir Rooster-doeleindes: Nadat alle leerders in Rooster ingevoer is en u seker is dat die data volledig is, herstel elke graad na Gebruik berekende resultaat vir almal sodat leerders aan die einde van die jaar volgens finale punte bevorder word.

Klasindeling

My Skool > Leerders > Klasindeling
Klasindelings kan slegs gedoen word nadat herregistrasies en promosies vir alle grade voltooi is. Dui aan hoeveel klasse vir die volgende jaar benodig word en hoe die leerders ingedeel moet word.

Klasopstelling

My Skool > Personeel > Personeel > Klasopstelling
Stel lokale (klaskamernommers) op vir die volgende jaar, en ken registerklasname (bv. "A") en onderwysers aan die registerklasse toe.

Kwartale

My Skool > Algemeen > Jaarlikse kalender > Kwartale
Skep nuwe kwartale vir die volgende jaar deur die huidige kwartale te kopieer. Redigeer die datums om die korrekte kwartale vir volgende jaar aan te dui.

Kopieer Leerprogramme

My Skool > Kurrikulum > Kurrikulum Opstelling > Kopieer Leerprogramme
Die leerprogram (Stappe 1–6) vir die gekose graad word na dieselfde graad in die volgende jaar gekopieer. Die volgende items kan oorgedra word:

• Dra vakke oor — vakke op Stappe 1 & 2 na alle kwartale in die volgende jaar.

• Dra leeruitkomstes/take/vaardighede oor — na dieselfde kwartale.

• Dra assesserings oor — na dieselfde kwartale.

• Kopieer formules — Templaat en Vak-spesifieke formules per graad en vak.

• Dra vakgroepe oor — vakgroepname (leerders self word nie oorgedra nie; koppel hulle weer, of gebruik Rooster vir outomatiese plasing).

• Dra punte inleesregte vir vakgroepe oor — onderwysers behou dieselfde inleesregte.

• Dra leerder vakkeuses oor — bv. Graad 10 Kwartaal 4-keuses word na Graad 11 oorgedra.

• Dra resultaatmetodes oor — promosievereistes vir die volgende jaar.

Vakkeuses

My Skool > Kurrikulum > Leerdervakke > Vakkeuses
Allokeer vakke vir nuwe leerders en vir Graad 10-leerders vir die volgende jaar.

Vakke (Personeel)

My Skool > Personeel > Vakke
Dui aan watter vakke elke onderwyser volgende jaar gaan aanbied. Vakondervinding (tweede oortjie) moet ook vir SA-SAMS-doeleindes aangedui word.

Al hierdie knoppies is ook saam gegroepeer in die regte volgorde by My Skool > Kurrikulum > Rooster Opstelling.

Fase 2 — Finale oorrol

Fase 2 is die finale fase om die oorrol na die volgende jaar te voltooi.

• Waarskuwing: Nadat Fase 2 voltooi is, sal sekere verslae en inligting vir die vorige jaar nie meer beskikbaar wees nie.

• Waarskuwing: Verseker dat die finale SA-SAMS-databasis uitgevoer en gestoor is voordat Fase 2 gefinaliseer word. Die finale (nie Kwartaal 4 nie) SA-SAMS-indiening sal daarna nie meer gedoen kan word nie.

• Die Finale Admin Jaareinde-proses bestaan uit drie stappe wat met tydsberekening gedoen kan word.

1. Stap 1: Moenie hierdie stap doen voordat Kwartaal 4-skedules voltooi en die finale SA-SAMS-indiening gedoen is nie. Nadat Stap 1 voltooi is, kan u nie meer na die vorige jaar se Kwartaal 4 terugkeer om die finale indiening te herhaal nie. Oorplasingskaarte word tydens hierdie stap gegenereer en kan voor skoolsluiting uitgedeel word.

2. Stap 2: Leerders word bevorder volgens hul finale punte. Hierdie stap moet voor die einde van die jaar voltooi word.

3. Stap 3: Nuwe toelatingsnommers word aan aanvaarde waglysleerders toegeken. Dit word aanbeveel om hierdie stap in die Nuwe Jaar te doen vóór die tiende skooldag, wanneer die skool se leerdergetalle vir die maandelikse rekening bepaal word.

Gereelde vrae

Wanneer moet ek met die Admin Jaareinde-proses begin?

Begin slegs nadat alle finale punte ingelees is. As die Rooster-program gebruik word vir die volgende jaar se roosters, moet Fase 1 eers voltooi word voordat die Rooster-opstelling kan begin.

Kan ek terugkeer na die vorige jaar na Fase 2?

Nee. Nadat Fase 2 voltooi is, is sekere verslae en inligting vir die vorige jaar nie meer beskikbaar nie. Verseker dat alle finale SA-SAMS-indiening en verslae klaar is vóór Fase 2.

Wanneer moet Stap 3 van Fase 2 gedoen word?

Stap 3 word aanbeveel om in die Nuwe Jaar te doen, vóór die tiende skooldag. Op dié datum word die skool se leerdergetalle bepaal vir die maandelikse rekening.