Soms word 'n kwitansie verkeerd ingelees of 'n aansoek per ongeluk geargiveer. Hierdie artikel verduidelik hoe om 'n kwitansie te kanselleer, wat om te doen as 'n kwitansie nie gekanselleer kan word nie, hoe om 'n kwitansie wat aan die verkeerde familie uitgereik is te skuif, en hoe om 'n geargiveerde aansoek weer aktief te maak. Dit is vir finansiele en administratiewe personeel by die skool.

Finansies > Kasboek > Kwitansies (Receipts)

Hoe kanselleer ek 'n kwitansie?

1. Navigeer na Finansies > Kasboek > Kwitansies (Receipts).

2. Soek die kwitansie deur te filter op kwitansienommer, handmatige kwitansienommer, familiekode, familie, ontvang van, bedrag of beskrywing.

3. Klik Kanselleer kwitansie (Cancel receipt) onderaan die bladsy.

4. Kies 'n rede uit die aftreklys.

5. Bevestig die kansellasie.

Hoekom kan ek nie hierdie kwitansie kanselleer nie?

• Gedeponeerde kwitansies: 'n Kwitansie wat reeds gedeponeer is, kan nie gekanselleer word nie.

• Bankstaat-kwitansies: 'n Kwitansie wat direk vanaf 'n bankstaat uitgereik is, kan nie gekanselleer word nie.

• Hoe om dit reg te stel: Verwerk 'n betaling om die bedrag terug te draai, en reik dan die kwitansie weer korrek uit.

Wat doen ek as ek 'n kwitansie aan die verkeerde familie uitgereik het?

Gebruik 'n herallokasie om die kwitansie na die korrekte familie te skuif. Die hele kwitansiebedrag word geskuif, want gedeeltelike herallokasies word nie ondersteun nie.

Finansies > Debiteure: Herallokasies (Re-allocations)

Vir die volledige stappe, sien die artikel oor hoe om 'n herallokasie te doen.

Hoe bring ek 'n aansoek terug wat ek geargiveer het?

Aansoeke kan nooit uitgevee of verwyder word nie. Hulle kan slegs as geargiveer gemerk word, sodat die leerder se besonderhede op die stelsel bly.

1. Maak die leerder se profiel oop.

2. Kies in die kieslys aan die linkerkant van die leerder se profiel om die leerder weer in te skryf (re-enrol).

3. Voltooi die inskrywing. Die leerder is weer aktief.

Gereelde vrae

Hoe vee ek 'n kwitansie uit?

Kwitansies word nie uitgevee nie, hulle word gekanselleer. Gaan na Finansies > Kasboek > Kwitansies, soek die kwitansie, klik Kanselleer kwitansie onderaan die bladsy, kies 'n rede en bevestig.

Hoe draai ek 'n verkeerde betaling terug op 'n kwitansie wat reeds gedeponeer is?

'n Gedeponeerde kwitansie, of een wat vanaf 'n bankstaat uitgereik is, kan nie gekanselleer word nie. Verwerk 'n betaling om die bedrag terug te draai en reik dan 'n nuwe, korrekte kwitansie uit.

Kan ek net 'n deel van 'n kwitansie na 'n ander familie skuif?

Nee. 'n Herallokasie skuif altyd die volle kwitansiebedrag na die ander familie. Gedeeltelike herallokasies word nie ondersteun nie.

Hoe kry ek 'n aansoek terug wat verwyder is?

Aansoeke kan nie verwyder word nie, slegs geargiveer. Maak die leerder se profiel oop en skryf hulle weer in vanaf die kieslys aan die linkerkant van die profiel om hulle weer aktief te maak.

Kan ek 'n aansoek permanent uitvee?

Nee. Aansoeke kan slegs geargiveer word, nooit uitgevee nie, sodat die rekord altyd beskikbaar is as die leerder terugkeer.