Hierdie artikel verduidelik hoe om jou 2027-betaalopsies te skep en leerders daaraan te koppel, selfs voordat finale punte ingelees is. Dit is vir skool-finansiele administrateurs wat debiteurfakturering vir die nuwe akademiese jaar voorberei. Jy leer hoe om die betaalopsies te skep, leerders en families te koppel, en hoekom dit kwitansie-toewysingsprobleme voorkom as jy dit vroeg doen.

Voordat jy begin: Leerders kan eers aan 2027-betaalopsies gekoppel word nadat die eerste vier Admin Jaareinde-stappe voltooi is: Kwartale, Waglys-toelatings, Herregistrasies en Promoverings. Jy hoef nie vir finale punte te wag nie: jy kan nou alle leerders as gepromoveer merk (sien hieronder). Faktureringskategoriee (soos Skoolfonds, Buitemuurse aktiwiteite en Koshuis) moet ook bestaan voordat betaalopsies geskep kan word.

Hoe skep ek 2027-betaalopsies?

Finansies > Debiteure > Betaalopsies (Payment Options)

Betaalopsies kan enige tyd gedurende die jaar geskep word, sodra jou faktureringskategoriee bestaan.

1. Klik Skep Betaalopsie (Create Payment Option).

2. Voltooi al die betaalopsie-inligting.

3. Kies 2027 as die betaalopsie se jaar.

4. Stoor die betaalopsie.

Herhaal hierdie stappe vir elke betaalopsie wat nodig is. Daar is tans geen funksie om 2026-betaalopsies na 2027 te kopieer nie, so elke opsie moet vir 2027 geskep word.

Hoe koppel ek leerders voordat finale punte ingelees is?

Promoverings wag gewoonlik vir finale punte. Om leerders nou te faktureer en 2027-kwitansies korrek toe te wys, merk eers alle leerders as gepromoveer. Dit het geen negatiewe uitwerking op die leerders nie, selfs al is daar nog geen punte ingelees nie.

1. Navigeer na My Skool > Stelsel > Kurrikulum > Jaareind Voorbereiding.

2. Voltooi die Kwartale-, Waglys-toelatings- en Herregistrasies-stappe.

3. Merk alle leerders as gepromoveer by die Promoverings-stap.

4. Koppel leerders aan hul 2027-betaalopsies (sien die volgende afdeling).

5. Sodra finale punte ingelees is, navigeer na My Skool > Kurrikulum > Finale Besluite (Final Decisions) en kies Gebruik berekende besluit (Use calculated decision) in die boonste balk. Die stelsel werk elke leerder se besluit (geslaag of gedruip) outomaties by volgens die punte wat ingelees is.

Hoe koppel ek leerders aan die 2027-betaalopsies?

Finansies > Debiteure > Betaalopsies (Payment Options)

1. Kies 2027 in die Jaar-aftreklys.

2. Kies die toepaslike betaalopsie.

3. Klik Koppel Leerders aan Opsie (Link Learners to Option).

4. Kies die leerders of families wat gekoppel moet word.

5. Stoor jou veranderinge.

Hoekom moet ek dit vroeg doen?

Ons beveel sterk aan dat jy die Admin Jaareinde-voorvereistes so gou moontlik voltooi en leerders aan hul 2027-betaalopsies koppel, sodat kwitansies vir die nuwe jaar direk na die korrekte 2027-betaalopsies gaan.

• Vooruit-toewysing (In Advance): As leerders nie aan hul 2027-betaalopsies gekoppel is wanneer betalings ontvang word nie, word die kwitansies aan die Vooruit-betaalopsie toegewys. Die geld is op die leerder se rekening, maar nie teen die fakturering nie.

• Debiteure joernale: In die nuwe jaar sal die skool dan debiteure joernale moet doen om elke bedrag van Vooruit na die korrekte betaalopsie te hertoewys. Dit is baie tydrowend, so ons beveel dit nie aan nie.

Gereelde vrae

Hoekom kan ek nie leerders aan my 2027-betaalopsie koppel nie?

Die eerste vier Admin Jaareinde-stappe (Kwartale, Waglys-toelatings, Herregistrasies en Promoverings) is nog nie voltooi nie. Jy het nie finale punte nodig nie: merk nou alle leerders as gepromoveer en koppel hulle dan.

Wat is die stappe voordat ek 2027-betaalopsies skep?

Skep eers jou faktureringskategoriee. Daarna kan jy enige tyd 2027-betaalopsies skep. Om leerders te koppel, voltooi Kwartale, Waglys-toelatings, Herregistrasies en Promoverings onder My Skool > Stelsel > Kurrikulum > Jaareind Voorbereiding.

Sal dit my finale uitslae beinvloed as ek nou alle leerders promoveer?

Nee. Sodra finale punte ingelees is, gaan na Finale Besluite en kies Gebruik berekende besluit in die boonste balk. Die stelsel werk elke leerder se slaag- of druipbesluit by volgens die punte wat ingelees is. Doen dit voordat jy enige punte modereer.

Kan ek die 2026-betaalopsies na 2027 kopieer?

Nie op die oomblik nie. Daar is geen kopieerfunksie nie, so skep elke 2027-betaalopsie. 'n Kopieerfunksie word oorweeg, maar daar is nog geen datum nie.

Wat gebeur as 'n ouer 2027-skoolgeld betaal voordat leerders gekoppel is?

Die kwitansie word aan die Vooruit-betaalopsie toegewys in plaas van die korrekte 2027-betaalopsie. Die bedrag sal dan in die nuwe jaar met 'n debiteure joernaal geskuif moet word, wat 'n handmatige proses is.