Die Admin Jaareinde-proses (oorrol) moet deur elke skool voltooi word om leerder- en personeelrekords vir die volgende jaar te skep. Dit het twee fases: Fase 1 berei die volgende jaar voor en kan begin voordat finale punte ingelees is, en Fase 2 rol die skool amptelik oor na die nuwe jaar. Hierdie gids dek elke stap, wanneer om dit te doen, en wat klaar moet wees voordat jy oorrol.

My Skool > Stelsel > Kurrikulum > Jaareind Voorbereiding

Wat moet in plek wees voordat ek begin?

• Stelseltake: Admin- en Kurrikulum-stelseltake moet grotendeels voltooi wees.

• Promoveringsformules: Vakspesifieke promoveringsformules vir die huidige jaar moet opgestel wees, sodat berekende besluite gebruik kan word.

• Promoveringskodes: Slegs drie jaareinde-kodes word toegelaat: P (Gepromoveer), NP (Nie gepromoveer nie) en PG (Gevorder).

• Gebruikersregte: Jy het Besigtig-en-wysig regte op afdelings 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 4.1, 4.2 en 4.3 nodig om al 11 items te sien.

Hoe voltooi ek Fase 1 (Voorbereidings)?

Fase 1 kan gedoen word voordat finale punte ingelees is, byvoorbeeld om die volgende jaar se rooster op te stel of om leerders aan die volgende jaar se betaalopsies te koppel. Voltooi die 11 items onder My Skool > Stelsel > Kurrikulum > Jaareind Voorbereiding in volgorde, van bo na onder.

1. Kwartale: Skep kwartale vir die volgende jaar deur die huidige jaar se kwartale te kopieer. Korrigeer die datums vir Leerders, Opvoeders en Personeel deur op 'n datum te dubbelklik. Personeel moet een kwartaal van 1 Januarie tot 31 Desember hê, sodat verlof en afwesighede gedurende skoolvakansies aangeteken kan word.

2. Waglys-toelatings: Skuif elke aansoeker na Geplaas, Nie geplaas nie of Onttrek. Geen leerders mag in die Onverwerkte (rooi) kolom oorbly nie.

3. Herregistrasies: Dui aan watter huidige leerders volgende jaar sal herregistreer of die skool sal verlaat. Merk Graad 12-leerders, en Graad 7-leerders in GDE-laerskole, as Verlaat aan die einde van die jaar.

4. Promoverings: Promoveer leerders na die volgende graad, begin by die hoogste graad. Jy hoef nie vir finale punte te wag nie: jy kan nou alle leerders promoveer sodat die skool leerders aan die volgende jaar se betaalopsies kan koppel en korrek kan faktureer. Dit het geen negatiewe uitwerking op die leerders nie.

5. Klasindeling: Dui die aantal klasse aan en die metode waarvolgens leerders toegeken word. Dit is slegs beskikbaar nadat herregistrasies en promoverings vir alle grade voltooi is.

6. Klasopstelling: Dui klaskamers aan en ken registerklasname en opvoeders aan alle klasse toe. Nuwe klaskamertoewysings vertoon eers op die d6 Communicator App na die finale oorrol.

7. Kopieer Leerprogramme: Kies vir elke graad Kopieer Jaar na Jaar om die kurrikulumstruktuur, vakkeuses, assesserings en formules na die volgende jaar oor te dra.

8. Vakkeuses per Leerder: Ken vakke een leerder op 'n slag toe, byvoorbeeld vir nuwe leerders en Graad 10-leerders met nuwe vakkeuses.

9. Vakkeuses per Vak: Koppel 'n hele groep in grootmaat aan 'n vak.

10. Vakkeuses per Groep: Ken vakke aan hele grade of registerklasse toe.

11. Koppel Personeelvakke: Ken die vakke wat elke onderwyser volgende jaar gaan aanbied toe. Klik op Kopieer Vorige Jaar om dieselfde vakke te behou.

Wat doen ek sodra finale punte ingelees is?

1. Navigeer na My Skool > Kurrikulum > Finale Besluite (Final Decisions).

2. Kies Gebruik berekende besluit (Use calculated decision) in die boonste balk. Die stelsel werk elke leerder se besluit (geslaag of gedruip) by volgens die punte wat ingelees is, insluitend leerders wat jy vroeg gepromoveer het.

3. Voltooi dan moderering en kondonering, veral vir gevorderde (PG) leerders wat na SA-SAMS uitgevoer word.

Hoe voltooi ek Fase 2 (die amptelike oorrol)?

Fase 2 skuif die skool amptelik na die nuwe jaar. Daarna is sommige verslae en inligting van die huidige jaar nie meer beskikbaar nie. Begin dit eers wanneer punte gefinaliseer is, rapporte uitgereik is, afwesighede aangeteken is en die finale SA-SAMS- en Valistractor-databasisse uitgevoer en gestoor is.

1. Stap 1: Voltooi eers nadat al die bogenoemde klaar is. Daarna kan jy nie na die vorige jaar terugkeer nie. Oorplasingskaarte word in hierdie stap geskep, so dit kan voltooi word voordat die skool sluit as oorplasingskaarte saam met rapporte uitgedeel moet word.

2. Stap 2: Die stelsel promoveer leerders volgens hul finale besluite. Voltooi dit voor die einde van die jaar.

3. Stap 3: Ken finale toelatingsnommers toe aan aanvaarde waglysleerders, in plaas van tydelike T-nommers. Voltooi dit in die nuwe jaar, voor die tiende skooldag, wanneer leerdergetalle vir fakturering geverifieer word.

• Rugsteun: Hou 'n veilige rugsteun van alle finale databasisse buite die skool.

• Valistractor: Dien Valistractor direk by DDD in; moenie dit in SA-SAMS ontplooi nie.

Gereelde vrae

Kan ek die jaareindproses begin voordat finale punte ingelees is?

Ja. Fase 1 kan gedoen word voordat finale punte ingelees is, vir die rooster of om alle leerders te promoveer sodat jy hulle aan die volgende jaar se betaalopsies kan koppel. Fase 2, die amptelike oorrol, moet wag totdat punte gefinaliseer is, rapporte uitgereik is, afwesighede aangeteken is en die finale SA-SAMS-databasis uitgevoer is.

Wanneer kan ek amptelik na die nuwe jaar oorrol?

Eers wanneer alle finale punte gefinaliseer is, jaareindrapporte uitgereik is, afwesighede aangeteken is, en die finale SA-SAMS (Finale Distrik) databasis en Valistractor-indiening uitgevoer en gestoor is. Na die oorrol kan dit nie meer gewysig word nie.

Sal dit my finale uitslae beinvloed as ek alle leerders vroeg promoveer?

Nee. Sodra finale punte ingelees is, gaan na Finale Besluite en kies Gebruik berekende besluit. Doen dit voordat jy enige punte modereer, want as jy dit na moderering kies, word gemodereerde punte herstel.

Wat gebeur as ek Stap 1 van die oorrol per ongeluk voltooi?

Jy kan nie na die vorige jaar terugkeer om die finale indiening weer te doen nie, en om die vorige jaar te herstel bring 'n aansienlike koste mee. Kontak die Skoolbestuur Ondersteuningspan dadelik by support@d6.co.za of via My Tuiste > Stuur 'n e-posversoek.

Hoekom kan ek nie al 11 items in Jaareind Voorbereiding sien nie?

Jy het Besigtig-en-wysig regte op afdelings 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 4.1, 4.2 en 4.3 nodig. Vra jou Superuser om hierdie regte toe te ken voordat jy voortgaan.

Wanneer moet Stap 3 van die oorrol voltooi word?

In die nuwe jaar, voor die tiende skooldag. Dit is wanneer leerdergetalle vir fakturering geverifieer word, so as dit laat gedoen word, kan dit jou skool se fakturering beinvloed.