Personeelafwesighede

Oorsig

Die Personeelafwesighede-module word gebruik om die bywoning van alle skoolpersoneel te bestuur en te dokumenteer. Gebruikers kan nuwe afwesighede aanteken, redes vir verlof verskaf, en inligting rakende plaasvervangers bestuur. Hierdie data is kritiek vir interne administrasie en word gebruik vir statutêre verslaggewing aan SA-SAMS.

Navigasiepad

My Skool > Personeel > Afwesighede

Doel van Funksie

Hierdie funksie verseker dat daar 'n akkurate rekord bestaan van personeel se verlofgeskiedenis vir rekordhouding en salarisdoeleindes. Dit fasiliteer ook die beplanning van plaasvervangers en verseker dat alle stawende dokumentasie (soos mediese sertifikate) korrek opgespoor en geliasseer word.

Stap-vir-Stap Instruksies

1. Inisiale Oorsig

Die hoofskerm vertoon outomaties 'n lys van afwesighede wat reeds vir die gekose kwartaal aangeteken is. Gebruik hierdie oorsig om duplikasies te voorkom.

2. Aanteken van Nuwe Afwesighede

1. Kliek op die blou Laai afwesighede-knoppie.

2. Kies die toepaslike Werkgewerkategorie (bv. Departement van Onderwys, Beheerliggaam of Ander) deur op die blou ogie langs die kategorie te kliek.

3. Kies die Maandag van die spesifieke week waarin die afwesigheid geval het en kliek op Gaan voort.

4. Die stelsel sal bestaande afwesighede vir daardie week wys. Om 'n nuwe rekord by te voeg, kies die Naam van die personeellid uit die kieslys.

5. Merk die blokkie onder die spesifieke datum van die week waarop die persoon afwesig was.

6. Kies die Afwesigheidsrede uit die lys.

   • Nota: Nuwe redes kan bygevoeg word by My Skool > Algemeen > Databasisse:  Afwesigheidsredes.

7. Voltooi die addisionele administratiewe velde:

   • Vervanger: Dui aan of 'n vervangende personeellid aangestel is.

   • Salarisverantwoordelikheid: Indien 'n vervanger gebruik word, dui aan wie vir die betaling verantwoordelik is.

   • Dokumentasie: Dui aan of dokumentasie (bv. doktersbrief) benodig word en beskryf die tipe dokument.

   • Notas: Voeg enige relevante tegniese of administratiewe notas by.

8. Kliek op Voeg lyn by indien u meer as een personeellid vir dieselfde week wil byvoeg.

9. Kliek op Gaan voort om al die inskrywings te stoor.

Algemene Vrae (FAQ)

Waarom is die datum-blokkies uitgegrys en kan ek nie 'n afwesigheid kies nie? Die stelsel laat nie toe dat afwesighede tydens amptelike skoolvakansies aangeteken word nie. As die blokkies uitgegrys is, moet u die kwartaaldatums en vakansiedae nagaan by My Skool > Algemeen > Jaarlikse Kalender:  Kwartale/Vakansiedae.

Word hierdie data outomaties na SA-SAMS gestuur? Die data wat hier ingevoer word (insluitend die tipe dokumentasie en notas), word ingesluit wanneer u die gereelde data-uitvoer vir SA-SAMS doen. Dit verseker dat u rekordhouding tussen d6+ en departementele vereistes belyn is.

Kan ek afwesigheidsredes verander nadat dit gestoor is? Ja, u kan die rekord redigeer deur terug te gaan na die spesifieke week, mits die kwartaal of die SA-SAMS periode nog nie finaal gesluit of ingedien is nie.

Beperkings & Redes

1. Vakansie-validasie

• Beperking: Onderwysers kan nie tydens skoolvakansies as afwesig gemerk word nie.

• Rede: Amptelike verlof word slegs op skooldae bereken volgens departementele beleid. Dit voorkom foute in die berekening van verlofdae.

2. Weeklikse Vasleggingstruktuur

• Beperking: Die stelsel vereis dat die Maandag van die betrokke week gekies word as vertrekpunt.

• Rede: Dit groepeer data in 'n logiese weeklikse formaat wat ooreenstem met SA-SAMS se struktuur vir bywoningstate.

3. Kategorie-skeiding

• Beperking: Afwesighede moet per werkgewerkategorie (bv. Beheerliggaam vs. Departement) ingelees word.

• Rede: Verskillende werkgewers het verskillende verlofregulasies en verslaggewingsvereistes vir ouditdoeleindes.