Die Submission Support Plan is ’n gestruktureerde ondersteuningsdiens waar die OSM-span u skool se weeklikse, maandelikse en termlyke indieningsprosesse bestuur en voorberei deur data wat uit die d6-stelsel onttrek word en deur SA-SAMS en Valistractor verwerk word.
Wanneer u skool vir hierdie plan inteken, word ’n eksporttyd vooraf met u skool ooreengekom om akkurate en tydige verwerking van indienings te verseker.
U weeklikse indiening is gebaseer op leerderbywoning en afwesigheidsdata.
Skole moet seker maak dat alle leerderafwesighede teen die ooreengekome eksporttyd ingesleutel is (bv. elke Vrydag teen 10:00).
Die OSM-span doen dan die volgende:
Eksporteer die databasis uit d6
Dra die data oor na SA-SAMS / Valistractor
Genereer die plasingsbrief en geïmplementeerde databasis
Verkry bewys van indiening via die Valistractor-stelsel
Pak alle dokumente in ’n enkele lêer
Zip die lêer en stuur dit per e-pos aan die skool
Hierdie gezipte lêer word dan deur die skool gebruik vir hul amptelike weeklikse indiening.
Die maandelikse bywoningsindiening bestaan uit die volgende dokumente:
Die ontplooide databasis
Die ontplooiingsbrief
Die Maandelikse Bywoningsverslag (SA-SAMS Verslag 3.3.15) in PDF-formaat
Die OSM-span sal slegs u maandelikse bywoningsindiening voltooi indien ’n versoek aan osm@d6.co.za gestuur word.
Die Maandelikse Bywoningsverslag (Verslag 3.3.15) moet op die 1ste dag van elke maand vanaf SA-SAMS gegenereer word.
Indien die 1ste op ’n naweek of openbare vakansiedag val, sal die OSM-span nie beskikbaar wees om die verslag op daardie dag te genereer nie. In sulke gevalle is dit die skool se verantwoordelikheid om die Maandelikse Bywoningsverslag direk vanaf SA-SAMS te genereer.
Skole wat op die Submission Maintenance Plan is, is welkom om die OSM-span vir hulp te kontak. Versoeke kan egter slegs gedurende normale werksure hanteer word. Indien die 1ste byvoorbeeld op ’n Saterdag of Sondag val, kan die OSM-span eers vanaf die Maandag help of die indiening voltooi.
Vir stap-vir-stap instruksies, sien die SA-SAMS Maandelikse Bywoningsverslag-gids (Verslag 3.3.15).
Aan die einde van elke kwartaal sal die OSM-span die skool vooraf kontak rakende SA-SAMS skedule-voorbereiding.
Belangrik: voordat skedules gegenereer word, moet alle punte voltooi en korrek ingesleutel wees in die stelsel.
’n Vorm sal aan die skool gestuur word om die nodige inligting vir skedules te voltooi.
Sodra dit ontvang is, sal die OSM-span die SA-SAMS skedules / termlyke indiening genereer, die lêer zip en dit per e-pos aan die skool stuur.
Let wel: SA-SAMS skedules word een keer per kwartaal deur die OSM-span gegenereer, gebaseer op die ooreengekome eksportdatum en -tyd. Ná voltooiing van die indiening is enige verdere herindienings die skool se verantwoordelikheid, tensy vooraf gereël.
Wysiging van leerderdata of bywoning
Toekenning van vakke aan leerders
Regstelling van ontbrekende DOE vak-opstelling
Heropbou van skooldata ná indiening-sperdatums
Hierdie bly die skool se verantwoordelikheid, tensy vooraf ondersteuning gereël is.
Alle leerders moet DOE-vakke hê voor elke Vrydag-eksport.
Bywoning moet volledig ingesleutel wees voor die ooreengekome tyd.
Indien leerders nie vakke het nie, kan die weeklikse indiening nie verwerk word nie.
Die OSM-span sal die skool in kennis stel indien data onvolledig is.
Eksporttye word voor registrasie ooreengekom en moet streng nagekom word.
Indien die skool die venster mis, is herindiening nie gewaarborg nie.
Enige veranderinge ná eksport is die skool se verantwoordelikheid om reg te stel en weer in te dien.
Indien dringende of spesiale situasies ontstaan, kan skole vooraf met OSM kontak maak.
Alle indieningspakkette word saamgestel, gezip en per e-pos gestuur.
Weeklikse indienings kan nie verwerk word nie. Die skool sal in kennis gestel word om vakke toe te ken voordat die eksport kan voortgaan.
Gewoonlik nie. Sodra die ooreengekome proses voltooi is, is herindiening die skool se verantwoordelikheid tensy vooraf gereël.
Die indiening sal onvolledig wees. Skole moet seker maak dat bywoning volledig is voor die afsnytyd.
Slegs indien vooraf met OSM gereël. Andersins bly die ooreengekome tyd geldig.
Kontak ons asseblief onmiddellik. Ons sal die eksport en e-posaflewering ondersoek, die oorsaak identifiseer en terugvoer gee. Indien nodig, sal ons die saak intern eskaleer om ’n vinnige oplossing te verseker.
Kontak ons asseblief sodat ons dit onmiddellik kan ondersoek. Ons sal die proses nagaan, enige vertragings identifiseer en eskaleer indien nodig. Terugvoer sal altyd gegee word sodat die skool op hoogte bly.
Hierdie plan verseker die akkurate, gestruktureerde en tydige verwerking van weeklikse, maandelikse en termlyke indienings deur gebruik te maak van die d6-, SA-SAMS- en Valistractor-stelsels. Alle pakkette word saamgestel, gezip en per e-pos gestuur, en akkuraatheid hang af van korrekte skooldata wat voor die ooreengekome eksporttyd ingesleutel is.
Laas opgedateer: Junie 2026 | Weergawe 0.4