1. Inlees van 'n leerder is 'n 6 - stap proses, maak seker dat die Familie-, Leerder-, Finansiële- en Ouerinligting in detail ingelees word vir verdere gebruik deur ander modules van die stelsel. 
   
2. Hierdie inligting behoort ingelees te wees voor finansiële transaksies of administratiewe aksies wat op die leerder betrekking het, gedoen kan word bv. klaslyste, punte of afwesighede.
   
3. Die stelsel fasiliteer LSEN leerders (Learners with Special Educational Needs) 'gewigte'. Alle leerders se gewigte is gestel na 'n waarde van 1:00, maar kan aangepas word op die 2de bladsy van die leerders skerm, onder die Onderrig gestremdheid blok (Waarde tussen 1 en 9.99).
   
   
4. Dit is die beste om 'n leerder in te skryf deur die stelsel se amptelike inskrywingsvorm, registrasievorm of her-registrasie vorm te gebruik. Dit sal verseker dat al die data velde volledig ingevul word, in die korrekte formaat.
   

Registreer Leerders

1. Wanneer 'n leerder vir die eerste keer by jou skool registreer en die skool wil begin bywoon in dieselfde jaar, kan die leerder se inligting hier ingelees word. 
   
2. Jy kan ook 'n leerder registreer vir toekomstige jare en hulle op 'n waglys plaas. Maak net seker die "Toelatingsdatum" is in die toekomstige jaar.
   
3. Kliek op die " Skryf Leerder in" knoppie.
   
4. Daar sal 6 stappe wees wat jy moet volg om 'n leerder in te skryf.
   
5. Jy sal nie na die volgende stap kan aangaan totdat die huidige stap voltooi is nie. 
   
6. Dit is baie belangrik om al die stappe deeglik te voltooi vir toekomstige transaksies op die stelsel.
   

1. Familie Inligting:

1. Indien hierdie die eerste leerder van die familie in die skool is, kies die "Nuwe Familie" opsie.
   
2. Indien daar reeds 'n ander boetie of sussie in die skool is, kies die "familiekode" van die boetie of susssie.
   

2. Leerder Inligting:

• By uitsonderings met "Oorskryf oudste of enigste met nuwe leerder" let op die volgende:
  
• Byvoorbeeld wanneer jy 'n tweeling inlees wie se name Adriaan en Benita is, sal die stelsel Adriaan eerste plaas en Benita tweede.
  
  Maar Benita is meer betroubaar om die skoolbriewe te ontvang en af te lewer, dan kan jy "JA" kies wanneer jy Benita inlees in jou stelsel.
  
  Maar as Adriaan meer betroubaar is met ontvang en aflewer van skoolbriewe dan kan jy "NEE" kies wanneer jy Benita inlees in jou stelsel.
  
• Velde wat gemerk is met 'n rooi asterisk * is verpligtend.
  
• Die stelsel sal nie voortgaan na die volgende stap as hierdie velde nie voltooi is nie.
  
• Let op dat "-" of "x" in velde ingelees kan word waar jy nie op die oomblik die inligting het nie.
  
• Maak seker dat jou skool soveel as moontlik korrekte en volledige inligting van die leerder inlees, om te verseker dat die leerder se besonderhede korrek uitgevoer word na SA-SAMS, Valistractor of GDE Extractor (ID nommers, ras en onderrigtaal is van kritiese belang).
  
• Wanneer 'n leerder 'n Suid-Afrikaanse burger is, is die ID nommer verpligtend. 
  
• 'n Waarskuwing sal vertoon indien die nommer reeds aan 'n ander leerder toegeken is, of dat die nommer nie geldig is nie. In hierdie geval moet u seker maak dat die geboortedatum en die eerste 6 nommers van die ID-nommer ooreenstem en dat die geslag korrek aangedui word volgens syfers 7-10 in die ID-nommer. 0-4999 dui vroulik aan en 5000-9999 manlik. As die nommer steeds nie geldig is nie, kan u voortgaan en die rekord stoor om later aandag daaraan te gee.
  
• Wanneer die leerder nie 'n Suid Afrikaanse burger is nie, kies die korrekte Nasionaliteit in die kieslys en lees die paspoortnommer in, die ID veld is dan nie meer verpligtend nie.
  
• Die Registrasiedatum is die datum wanneer die leerder by jou skool registreer, dit kan vandag se datum wees.
  
• Die Toelatingsdatum is die dag wanneer die leerder gaan begin skoolgaan by jou skool.
  
• Wanneer die leerder registreer vir die volgende jaar se toelating sal jy die volgende jaar se datum hier kies. Die leerder sal dan op 'n waglys geplaas word todat hy/sy in 'n spesifieke klas geplaas word tydens die Admin Jaareinde proses.
  
• Maak asseblief seker dat die "jare in graad" en "jare in fase" korrek ingelees is.
  
• Afwesigheids openingsbalans: Vul die totale dae afwesig in die vorige skool hier in.
  
• Vir skole in die Wes-Kaap Provinsie is dit belangrik om te verseker dat die CEMIS nommer ingelees is vir elke leerder.
  

Fakturering:

1. Hier kan jy die betalingsopsies, wat aan die leerder gekoppel moet word, kies.
   
2. Sommige van die opsies is verpligtend en ander is opsioneel - dit hang af hoe die betalingskategorie van die betalingsopsie opgestel is. 
   

Betalingsopsies:

1. Kliek op die opsie wat jy wil gebruik en kliek dan op die dubbel pyltjies aan die regterkant om die opsie aan die leerder te koppel.
   
2. Wanneer jy die verkeerde opsie gekoppel het, kan jy die opsie weer kies in die regterkanste blok en die dubbel pyltjies  links gebruik om die opsie te ontkoppel van die leerder.
   

Gesondheidsinligting:

• Vir enige kroniese siektes, allergieë of medikasie gebruik, kies van die vooropgestelde lys aan die linkerkant deur die op en af pyltjies te gebruik en kliek op die dubbel pyltjies om hulle oor te plaas.
  
• Om 'n nuwe kroniese siekte / allergie / medikasie by te voeg, kliek op die "Nuwe siekte / allergie / medikasie" veld en "voeg by". Die nuwe siekte / allergie / medikasie sal dan in die linkerkantste blok vertoon en jy kan dit aan die leerder koppel deur dit na die regterblok oor te plaas.
  
• Wanneer jy die verkeerde opsie na regs geskuif het, kan jy die dubbel pyltjies na links gebruik en die opsie na links skuif en sodoende die opsie van die leerder af verwyder.
  

3. Fakturering:

• Die inligting word vooraf voorberei gebasseer op die betalingsopsie keuse en debietorder opstellings.
  
• Jy kan die fooie, afslag, vrystelling en debietorder metodes en debietorder bedrae verander.
  
• Byvoorbeeld, wanneer 'n leerder by jou skool inskryf in die middel van die maand en jy wil hom net 50% van die volle fooi hef, dan verander jy die bedrag in die blokke.
  
• Jy sal sien dat hierdie bladsy kolomme het vir Fooie, Afslag en Vrystelling. Die Fooie kolom sal altyd wys, maar die afslag en vrystelling kolomme is opsioneel en sal wys indien die betalingsopsie so opgestel is
  

4. Ouer 1:

• Wanneer jy die Vader se inligting in Stap 4 inlees, moet jy die moeder se inligting in stap 5 inlees of andersom.
  
• In die geval van 'n enkelouer lees assblief die ouer se inligting in by Ouer 1 (stap 4) en dan by Ouer 2 sal die opsie beskikbaar wees om "geen ander ouer" te kies.
  
• Maak seker jou skool lees die inligting van die ouer so korrek en volledig as moontlik in, soos die ID nommers en ras sodat die inligting korrek uitgevoer kan word na SA-SAMS / Valistractor / GDE Extractor. 
  
• As die ouer 'n Suid-Afrikaanse burger is lees asseblief 'n geldige ID nommer in.
  
• As die ouer nie 'n Suid-Afrikaanse burger is nie maak seker jy lees die korrekte Nasionaliteit in en die Paspoortnommer dan by beide die ID veld en die Paspoortnommer veld.
  

5. Ouer 2:

• Stap 5 is 'n herhaling van stap 4 vir die ander ouer van die leerder.
  
• Let assblief daarop dat as daar geen ander ouer is nie (in die geval van 'n enkelouer of oorlede ouer), moet jy die "geen ander ouer" opsie kies.
  

6. Rekenpligtige:

• In stap 6 word die persoon wat verantwoordelik is vir die skoolfondsrekening geidentifiseer.
  
• Gebruik die kieslys om die rekenpligtige persoon te kies.
  
• Die ouer / voog wat in stap 4 en 5 ingelees is, sal vertoon.
  
• As die rekenpligtige persoon nie 'n ouer / voog is nie, kies "Ander"- 'n Nuwe bladsy sal voorsien dat jy die rekenpligtige persoon se besonderhede kan inlees. 
  
• Kliek op die "Stoor leerder" knoppie. Jy het nou 'n nuwe leerder suksesvol gestoor.
  
• As jy dit verkies om die leerder te stoor en aan te gaan om die leerder te koppel aan vakke, kliek op die "Stoor leerder en voeg vakke by knoppie".
  

---

Elektroniese Registrasies

Nuwe leerderinligting kan vanaf 'n Excel-templaat ingevoer word. Die skool kan die besonderhede direk in die templaat invoer of maak 'n aanlynvorm wat ouers invul waarvandaan die inhoud in die templaat ingevoer kan word.

Trek lêer in-tab

1. Die templaat kan afgelaai word by My Skool> Leerders> Leerders> Trek leerders in-knoppie.
   
2. Trek Lêer in-tab > Klik op die skakel bo-aan die bladsy om die Excel-templaat af te laai. 
   
3. Let op die volgende voorskrifte:
   
4. Die templaat bevat die volgende afdelings:
   
•   Leerderinligting
  
•   Ouer 1 inligting
  
•   Familie inligting
  
•   Ouer 2 inligting (los leeg indien geen tweede ouer)
  
•   Naasbestaande inligting (nie ouer 1 of ouer 2 nie)
  
•   Dokter inligting
  
•   Rekeningpligtige inligting
  
5. Die landkode moet nie 'n + insluit nie, bv. 27 en nie +27 nie
   
6. Geboortedatum kan ingelees word as yyyy-mm-dd of yyyy/mm/dd
   

1. Tik al die nodige leerder- en ouerinligting in een reël op die templaat in, of voer inligting in vanaf 'n elektroniese vorm wat die ouers aanlyn ingevul het.
   
2. U kan u eie Google-vorm skep volgens die onderstaande instruksies, of u IT-span vra om 'n registrasievorm vir u skool op 'n soortgelyke platform te skep. D6 skep nie hierdie vorm namens die skool nie.
   
3. Nadat u al die inligting op die templaatingevoer het, klik op die "Choose File"-knoppie om die gestoorde, voltooide templaat te kies.
   
4. Klik op "Trek in" om die leerder- en ouerinligting in d6 + in te voer.
   

Ingevoerde data-tab

1. Die inligting wat van die templaat versamel is, word op hierdie skerm vertoon.
   
2. Kleurkodes sal enige uitstaande, ontbrekende of verkeerde data aandui.
   
1.   Die ouer bestaan reeds op die d6 + -stelsel
   
2.   Die rekord het ontbrekende of verkeerde besonderhede
   
3.   Hierdie inligting word beïnvloed deur ontbrekende inligting in 'n ander veld
   
4.   Die inligting in hierdie veld is nie verpligtend nie en kan ook in die stelsel voltooi word nadat die invoer voltooi is
   
3. Korrigeer enige verkeerde of ontbrekende besonderhede deur die rekord te wysig.
   
4. Om 'n rekord te wysig, kies die regmerkie aan die linkerkant van die rekord en klik op die "Edit" -knop.
   
5. Om verkeerde rekords te verwyder, merk die regmerkie aan die linkerkant van die rekord en klik op die knoppie "Verwyder leerder (s)".
   

Skep 'n Google-vorm

1. As u 'n Google-rekening het, klik hier om die opstelling van Google-vorms oop te maak.
   

Skep die registrasievorm

1. Begin met 'n leë vorm of gebruik een van die beskikbare templaat voorbeelde.
   
2. Wysig die vorm om 'n geskikte opskrif te skep, miskien met u skool logo.
   
3. Voeg 'n welkom nota en beskrywing in die vorm van 'n paragraaf by.
   
4. Voeg addisionele instruksies en vrae by deur die toepaslike opsie op die menu aan die regterkant van die vorm te kies.
   
5. Die bewoording van die vraag moet presies dieselfde wees as die kolomopskrifte in die templaat om te verseker dat die inligting korrek ingevoer word.  Indien nodig, voeg 'n paragraaf by om die vraag te verduidelik.
   
6. Om 'n vraag by te voeg, klik op die + in die menu hierbo. Dui die tipe antwoord aan wat ingevoer moet word.
   
7. Kies tussen, Meervoudige keuse, Vervolglys, Kort antwoord, Paragraaf, ens.
   (Multiple choice, Drop-down, Short answer, Paragraph, etc)
   
   
   
8. Klik hier om 'n voorbeeldvorm te sien.
   
   

Sien antwoorde wat op die vorm ingevul was

1. Die Google-rekening wat die vorm besit, kan antwoorde op die Responses-tab sien
   

1. Die antwoorde kan in 'n Google-sheet gesien word of afgelaai word as 'n *.csv-lêer wat in Excel oopgemaak kan word.
   
2. Die inligting op die Google-sheet of Excel-blad kan ook gekopieër word in die Registrasie templaat wat gebruik word om leerder- en ouer-inligting in d6 + in te voer.
   

---

Vrae wat gereeld gevra word

Afslag op skoolfooie vir individuele leerders:

• Ouers wat nie kan bekostig om skoolfooie te betaal nie, kan gedeeltelike of volle vrystelling van skoolfooie kry.
  

• Kan alleenlik gekoppel word per leerder en nie aan 'n groep leerders nie, aangesien elke leerder kwalifiseer vir vrystelling op grond van hulle eie persoonlike en unieke omstandighede.
  
• Soek die leerder waarvoor jy die veranderinge wil maak, gaan na stap 3: Fakturering.
  

• In die "Vrystelling" kolom, sleutel die bedrag in van die vrystelling wat aan die leerder toegestaan is.
  

Hoe kan ek 'n leerder her-inskryf nadat hy die skool verlaat het? 

• Kliek op sirkel (radio button) links van die leerder wat her-ingeskryf moet word se naam en dan op die "Leerder her-inskryf" knoppie onderaan die bladsy.
  
• Kies 'n rede: Hier kies jy of die leerder terugkeer na die skool en of die leerder nooit die skool verlaat het nie.
  
• Die verskil tussen die twee opsies is om jou skool toe te laat om die beleid i.v.m. die toelatingsnommer te volg.
  
• Een opsie sal 'n nuwe toelatingsnommer genereer en die ander opsie sal die leerder se ou toelatingsnommer gebruik.