Hoe om 'n debiteure nota vir 'n ander debiteur te laai
Daar is drie verskillende notas wat geskep kan word naamlik 'n interne nota, 'n teks nota en dan 'n reling om te betaal nota. Betalingsreëlings is ooreenkomste wat gemaak is deur debiteure om fooie op ‘n latere stadium te betaal of om ‘n reëling te tref ten opsigte van betaling.
'n Interne nota is soos wat die naam voorstel, intern en is gewoonlik nie iets wat die skool op die debiteur se rekening staat print nie. Dis 'n manier vir die skool om 'n geskiedenis op te bou aangaande alle gesprekke wat gehou is met 'n spesifieke debiteur.
- Kliek op die "skep 'n nota" knoppie.
- Kies die ander debiteur vir jy die nota wil skep.
- Kies die datum van die nota.
- Die rekenpligtige sal altyd die rekenpligtige wees wat aan die familie gekoppel is maar jy kan dit verander.
- By "tipe nota" kies dan interne nota.
- Vul dan die nodige informasie onder die "nota" seksie in.
- As al die informasie ingevul is en jy wil graag die nota stoor, kliek op die "Gaan voort" knoppie.
'n Teks nota werk op ie basiese konsep van 'n interne nota maar word gewoonlik wel op die debiteur se staat geprint.
- Kliek op die "skep 'n nota" knoppie.
- Kies die ander debiteur vir jy die nota wil skep.
- Kies die datum van die nota.
- Die rekenpligtige sal altyd die rekenpligtige wees wat aan die familie gekoppel is maar jy kan dit verander.
- By "tipe nota" kies dan teks nota.
- By die "kommunikasie medium" opsie kan jy dan kies om te wys hoe jy in verbinding was met die debiteur.
- Vul dan die nodige informasie onder die "nota" seksie in.
- As al die informasie ingevul is en jy wil graag die nota stoor, kliek op die "Gaan voort" knoppie.
Betalingsreëlings is ooreenkomste wat gemaak is deur debiteure om fooie op ‘n latere stadium te betaal of om ‘n reëling te tref ten opsigte van betaling.
- Kliek op die "skep 'n nota" knoppie.
- Kies die ander debiteur vir jy die nota wil skep.
- Kies die datum van die nota.
- Die rekenpligtige sal altyd die rekenpligtige wees wat aan die familie gekoppel is maar jy kan dit verander.
- By "tipe nota" kies dan teks nota.
- By die "kommunikasie medium" opsie kan jy dan kies om te wys hoe jy in verbinding was met die debiteur.
- Vul dan die nodige informasie onder die "nota" seksie in.
- Onder die "reëling om te betaal inligting" seksie kan jy datums sowel as die bedrae invul wat die debiteur ooreengekom het om te betaal.
As al die informasie ingevul is en jy wil graag die nota stoor, kliek op die "Gaan voort" knoppie.
Sodra 'n nota geskep het, kan dit gewysig word maar nooit verwyder word nie.
Hoe om 'n projek aan 'n ander debiteur te koppel
- Druk op die "skep 'n projek" knoppie.
- Projeknommer: Die stelsel sal outomaties die volgende projeknommer toeken.
- Projeknaam: Tik die naam van die projek in
- Projek bestuurder: Die naam van die onderwyser wat in beheer is van die projek moet gekies word uit die lys van name.
- Projekkontrolerekening: Kies die grootboekrekening wat u wil gebruik as u projekkontrolerekening. Die meeste skole sal hier slegs een opsie hê.
- Wins-/Verlies rekening: Hier moet jy die naam kies van die rekening waarheen jy wil hê die wins of verlies van die projek moet pos.
- Begin datum: Die datum wanneer die projek begin moet getoon word. Indien u transaksies pos, sal hierdie betrokke projek slegs van daardie datum af beskikbaar wees.
- Verwagte eind datum: Hierdie datum is wanneer jy verwag die projek ten einde sal loop.
- Projek het ‘n bepaalde bedrag: Indien daar ‘n bepaalde bedrag is vir die projek moet die bedrag ingesleutel word.
- Koppel leerders aan projek: Hier sal dit dan "nee" wees
- Koppel ander kontakte/debiteure aan projek: Hier kan jy kies om ander kontakte wat gewoonlik verwys na ouers of personeel, te koppel aan 'n projek. Jy kan ook ander debiteure aan 'n projek koppel.
- Sodra al die informasie gelaai is, kliek op die "voegby knoppie" en die stelsel sal jou terug vat na die eerste skerm waar al jou aktiewe projekte vertoon.
Hoe om gelde van 'n ander debiteur af te skryf deur middel van 'n debiteure afskrywings joernaal
- Kies Debiteure Afskrywingsjoernaal.
- Kies dan die joernaal:
- Ander Debiteure na Grootboek Rekening/Projek - Jy gaan die Ander debiteur rekening afskryf teen ‘n grootboek rekening of projek.
- Kies die debiteur rekening vir die afskrywings joernaal gepos gaan word
- Indien jy Ander Debiteure Na Grootboek Rekening gekies het, kies die relevante rekening en kliek op "gaan voort". Alles saldo's op die rekening sal nou vertoon.
- Sleutel die transaksie datum in, dit is die datum wanneer die transaksie op die Grootboek gepos moet word.
- Skryf af teen rekening is waar jy moet aantoon teen watter grootboekrekening jy die transaksie wil pos. In geval van afskrywings sal jy in meeste gevalle die "Oninvorderbare" of "Slegte" skulde rekening gebruik. Jy kan ook 'n aparte rekeninge he waarteen oor jy skool debiteure en ander debiteure afskryf
- Totale bedrag vir afskrywing is waar jy die bedrag insleutel wat afgeskryf moet word. Jy kan hierdie blok uitlos en dan net die blokkies kliek vir die maande wat jy wil afskryf. Die stelsel sal dan outomaties hierdie bedrag invul. Sien ook regs bo in die hoek die twee blokkies:
- Die boonste blokkie is die bedrag wat jy ingesleutel het by die Totale bedrag of die totaal van al die blokkies per maande wat jy gekies het.
- Die onderste blokkie is om te kyk of die bedrag wat jy by totale bedrag ingesleutel het en die blokkies wat jy kies om afteskryf balansseer. Indien dit nie balansseer nie sal die blokkie Rooi vertoon. Indien dit balansseer sal die blokkie groen vertoon.
- Beskrywing is waar jy die rede moet verskaf hoekom dit afgeskryf moet word. Wat u hier intik sal op die algemene grootboekrekening verskyn.
- Goedkeuring gegee: Die vergadering wat toestemming gegee het om die geld af te skryf, moet getoon word. U kan kies tussen "Beheerliggaam", "Finansiële Komitee" of "Departement van Onderwys".
- Opmerking: Hier beveel ons aan dat jy die datum van die vergadering aantoon sodat die notules nagegaan kan word deur di skool se Ouditeure indien julle enige navrae kry.
- Kies die verskillende maande se blokkies wat julle wil afskryf. Indien die totaal wat jy wil afskryf en die totaal van die blokkies wat jy gekies het nie balanseer nie, sal die stelsel nie voortgaan nie en daar sal 'n fout boodskap opkom waar jy op die "gaan voort" opsie moet kliek en sodoende na die vorige skerm te kan terug gaan.
- Indien dit ‘n nul bedrag is, kliek op die "gaan voort" knoppie.
Hoe om 'n verkeerde allokasie vir 'n ander debiteur reg te stel deur middel van 'n debiteure joernaal
- Kies dan die joernaal:
- Ander Debiteure na Grootboek Rekening/Projek - Die opsie sal gewoonlik nie gebruik word nie want debiteure joernale is gewoonlik net van toepassing op debiteure wat op die skool se boeke reflekteer.
- Kies die debiteure rekening waarvoor die joernaal gedoen moet word.
- Kliek op die "gaan voort" knoppie.
- Indien jy ander debiteure gekies het, sal die saldo's hier vertoon
- Sleutel die transaksie datum in, dit is die datum wanneer die transaksie op die Grootboek gepos moet word.
- Kies die relevante Grootboek rekening wat gedebiteer of gekrediteer moet word. In die geval waar dit 'n Nul Rand aansuiwering is, sal dit beter wees om jou "Afwag" rekening te gebruik. Let wel dat met 'n Nul Rand aansuiwering word die betrokke rekening glad nie gedebiteer of gekrediteer nie want die bedrag is Nul.
- Totale bedrag vir aansuiwering is waar jy die bedrag insleutel wat jy die rekening wil debiteer of krediteer. Jy kan hierdie blok uitlos en dan net die blokkies kliek vir die maande wat jy wil joernaliseer. Die stelsel sal dan outomaties hierdie bedrag invul. Sien ook regs bo in die hoek die twee blokkies:
- Die boonste blokkie is die bedrag wat jy ingesleutel het by die Totale bedrag of die totaal van al die blokkies per maande wat jy gekies het.
- Die onderste blokkie is om te kyk of die bedrag wat jy by totale bedrag ingesleutel het en die blokkies wat jy kies om te joernaliseer. Indien dit nie balansseer nie sal die blokkie Rooi vertoon. Indien dit balansseer sal die blokkie groen vertoon.
- Staat Beskrywing is waar jy die rede moet verskaf hoekom die joernaal plaasvind. Wat jy in die blok intik, sal op die debiteur se staat verskyn. As jy nie jou eie beskrywing wil gebruik nie kan jy op die afpyltjie kliek en die stelsel sal dan vir jou 'n lys van vooraf opgestelde redes gee wat jy kan kies om van te gebruik.
- Opmerking: Hier kan jy jou eie beskrywing gee. Onthou hoe meer inligting gegee word, hoe makliker is dit om terug te verwys oor hoekom die joernaal nodig was. Jy kan ook dieselfde beskrywing wat jy in die staat beskrywing gebruik het, weer hier gebruik
- Kies die verskillende maande se blokkies wat jy wil joernaliseer. Indien die totaal wat jy wil joernaliseer en die totaal van die blokkies wat jy gekies het nie balanseer nie, sal die stelsel nie voortgaan nie en daar sal 'n fout boodskap opkom waar jy op die "gaan voort" opsie moet kliek en sodoende na die vorige skerm te kan terug gaan.
- Indien dit ‘n nul bedrag is, kliek op die "gaan voort" knoppie.
Hoe om 'n kwitansie uit te reik vir 'n ander debiteur
- Kliek op die "reik kwitansie uit" knoppie indien jy die kwitansie via Finansies < Kasboek > Kwitansies uitreik. Indien jy die kwitansie vanaf die bank staat uitreik, kan jy net op die beskrywing kliek
- Kies die "debiteure ander" opsie deur op die afpyltjie te kliek
- Kliek op die "gaan voort" knoppie
- Kies die datum van die kwitansie
- Kies die "tipe" kwitansie
- "Ontvang van" sal die Ander Debiteur se naam wees
- Vul die bank besonderhede van waar af die gelde ontvang is, in
- Vul die bedrag in wat ontvang is
- Vul 'n beskrywing in
- Allokeer die gelde na die relevante uitstaande gelde
- Kliek op die "gaan voort" knoppie
Hoe om 'n debiteure ouderdoms ontleding verslag te druk vir ander debiteure
- Gaan na Verslae > Finansies > Debiteure > Ouderdoms Ontleding >>>
- Kies die datum van die ouderdomsontleding
- Kies of die ouderdomsontleding vir Skool debiteure, Grootboek kontrole rekening, Invorderaar of Ander Debiteure moet wees
- Die verslag sal outomaties vir alle rekeningpligtiges wees
- Die verslag sal 'n standaard ontleding wees
- Kies of debiet, krediet, nul of alle saldos getoon moet word
- Kies om te sorteer volgens die debiteure kode of debiteure verwysing
- Kliek besigtig om die verslag te toon. Die verslag sal geskep word as 'n .PDF dokument. Jy sal Adobe Acrobat Reader nodig hê om hierdie dokument te kan besigtig
Hoe om die uitstaande gelde verslag te skep
- Gaan na Verlsae > Finansies > Debiteure > Uistaande Gelde Verslag
- Kies die datum van die verslag
- Kies dat die verslag vir Ander Debiteure moet wees
- Kies watter saldo’s moet vertoon
- Kliek op die "besigtig" knoppie om die verslag te toon. Die verslag sal geskep word as 'n .PDF dokument. Jy sal Adobe Acrobat Reader nodig hê om hierdie dokument te kan besigtig
Hoe om 'n projek detail verslag te skep
- Gaan Na Verslae > Finansies > Transaksies > Projek Detail Verslag
- Kies of alle transaksies getoon moet word of slegs vir 'n periode
- Kies die projek detail per transaksie, registerklas of gekoppelde leerders/ander kontakte/ander debiteure
- Indien jy gekoppelde leerders/ander kontakte/ander debiteure gekies het, sal jou lys van projekte verander na 'n lys van leerders/ander kontakte/ander debiteure wat gekoppel is aan 'n projek
Kies of jy alle projekte, aktief of afgesluit wil sien
- Kies die projek aan die linkerkant en skuif oor na regs
- Kliek op die "besigtig" knoppie om die verslag te toon. Die verslag sal geskep word as 'n .PDF dokument. U sal Adobe Acrobat Reader nodig hê om hierdie dokument te kan besigtig
© Copyright d6 group (Pty) Ltd