Oorsig

Die Leerderdokumente-module dien as 'n digitale liasseerstelsel vir noodsaaklike leerderrekords. Dit stel administratiewe personeel in staat om lêers soos ID-afskrifte, geboortesertifikate en mediese rekords direk op 'n leerder se profiel op te laai, te sien en te bestuur teen.

Navigasiepad

My Skool > Leerders > Leerders: Leerder dokumente

Doel van Kenmerk

Om dokumentasiebestuur te sentraliseer, voldoening aan skoolrekordvereistes te verseker, en ontbrekende verpligte dokumentasie te identifiseer deur gefiltreerde verslae en lierbord-take (dashboards).

Stap-vir-Stap Instruksies

1. Voorvereiste: Konfigureer Dokumenttipes

Voordat lêers opgelaai kan word, moet dokumentkategorieë gedefinieer word.

• Pad: My Skool > Algemeen > Algemeen: Dokument tipes

• Skep die nodige kategorieë (bv. Bewys van Verblyf, Immuniseringskaart).

• Let wel: As verskeie lêers vir een kategorie benodig word (bv. drie verskillende terapeutverslae), skep genommerde tipes soos Terapeutverslag 1 en Terapeutverslag 2.

2. Filtreer en Soek na Leerders

Navigeer na die Leerder dokumente skerm en gebruik die filters om die lys te verfyn:

• Status: Kies Huidige, Geregistreer of Verlaat leerders.

• Groeperings: Kies 'n spesifieke Graad en Registerklas.

• Tipe: Filtreer volgens 'n spesifieke dokumentkategorie om te sien wie daardie spesifieke item ingedien het.

• Wys opsies:

  • Beide: Wys alle leerders in die seleksie.

  • Leerders met dokumente: Wys voltooide rekords.

  • Leerders sonder dokumente: Identifiseer onvoltooide rekords.

• Soek: Gebruik die Soek blokkie om 'n spesifieke individu op naam te vind.

3. Oplaai en Verwydering van Dokumente

• Om op te laai: Klik op Choose File (Kies lêer) langs die betrokke leerder en dokumenttipe. Kies die lêer vanaf u toestel en klik op Laai Leêr.

• Om te sien: Klik op die Dokument titel skakel om die lêer oop te maak of af te laai.

• Om te verwyder: Klik op die Verwyder knoppie langs die spesifieke dokumentinskrywing.

Stelselgedrag

• Ouditspoor: Die stelsel teken outomaties die gebruikersnaam aan van die persoon wat die lêer opgelaai het, tesame met die datum- en tydstempel.

• Dashboard-integrasie: Indien 'n Dokumenttipe as "Verpligtend" gemerk is in die Algemene Opstelling, sal die stelsel 'n dashboard-taak aktiveer wat administrateurs inlig oor die aantal leerders wat die dokument kort.

• Profielkoppeling: Dokumente wat via die grootmaatbestuurskerm opgelaai word, is outomaties sigbaar en bestuurbaar onder die Dokumente-oortjie in Leerderoorsig.

Beperkings & Redes

• Een lêer per tipe: Die stelsel laat slegs een oplaai per dokumenttipe per persoon toe. Dit verseker dat data duidelik bly en voorkom dat oortollige of ongemerkte lêers gestoor word.

• Data-integriteit: Gebruikers kan nie duplikaat Dokumenttipe-name skep nie om verslagdoeningsfoute te voorkom.

• Toegangsbeheer:

  • 1.1 Skool administrasie: Vereis om dokumenttipes te bestuur/skep.

  • 1.3 Leerder / Oueradministrasie: Vereis om leerder/ouer dokumente op te laai of te verwyder.

  • Leerderoorsig-regte: Personeel moet spesifieke "Dokumente"-oortjie toestemming hê om lêers op individuele leerderprofiele te sien.