Dokumentbestuur (Personeel, Ouers en Leerders)

Oorsig

Die Dokumentbestuur-funksie dien as 'n veilige digitale arkief vir die stoor van kritieke rekords. Skole kan hierdie module gebruik om afskrifte van ID-dokumente, geboortesertifikate, bewyse van verblyf, immuniseringskaarte en akademiese rapporte direk op individuele profiele op te laai en te bestuur.

Navigasiepad

• Om dokumente te bestuur: My Skool > Ouers > Ouer dokumente

• Om dokumenttipes te skep: My Skool > Algemeen > Dokumente: Dokumenttipes

Doel van Funksie

Die doel van hierdie module is om sensitiewe dokumentasie te sentraliseer, wat verseker dat administratiewe personeel onmiddellike toegang tot vereiste rekords het sonder om deur fisiese lêers te soek. Dit verskaf ook 'n duidelike ouditspoor van wie 'n dokument opgelaai het en wanneer dit gedoen is.

Stap-vir-Stap Instruksies

1. Oplaai van Dokumente

1. Navigeer na die betrokke dokument-skerm (Personeel, Ouer of Leerder).

2. Gebruik die Soek-balk om die spesifieke persoon te vind.

3. Kliek op Choose File (Kies lêer) langs die persoon se naam.

4. Vind die lêer op u toestel en kliek op Laai lêer.

5. Die stelsel sal nou die gebruiker se naam vertoon saam met die datum en tyd van die oplaai.

2. Filtrering en Bestuur van Rekords

• Status: Wissel tussen "Huidige" of "Verlaat" individue om aktiewe of geargiveerde rekords te bestuur.

• Tipe: Filtreer die lys om spesifieke kategorieë te sien (bv. slegs "ID Dokumente").

• Wys: Gebruik hierdie filter om te sien watter persone nog dokumente kort of reeds dokumente het.

• Besigtig/Aflaai: Kliek op die Titel-skakel van 'n bestaande dokument om dit oop te maak of af te laai.

• Verwyder: Kliek op Verwyder langs 'n dokument om dit permanent uit die stelsel te skrap.

3. Skep van Nuwe Dokumenttipes

Indien u skool spesifieke kategorieë benodig (bv. "Terapeutverslae"), moet u dit eers definieer:

1. Gaan na My Skool > Algemeen > Dokumente: Dokument tipes.

2. Voeg die nuwe tipe se naam by.

3. Let wel: Die stelsel laat slegs een dokument per tipe, per persoon toe. Om verskeie soortgelyke dokumente te stoor, skep genommerde kategorieë (bv. "Verslag 1", "Verslag 2").

Algemene Vrae (FAQ)

Waarom kan ek nie 'n tweede dokument onder dieselfde kategorie oplaai nie?

Die stelsel-logika beperk elke kategorie tot 'n enkele lêer om data-rommel te voorkom en te verseker dat die "ID Dokument"-gleuf altyd die mees relevante lêer bevat. Gebruik genommerde tipes as u meer as een lêer wil stoor.

Wie kan die dokumente sien wat ek oplaai?

Toegang word streng beheer deur Gebruikersregte. Slegs personeel met spesifieke administrasie-regte (Personeel, Leerder of Ouer) of aangewese "Leerder Oorsig"-toegang kan hierdie lêers sien.

Kan ek dokumente direk aan afwesighede heg?

Tans is dokumente aan die individu se profiel gekoppel. Die vermoë om dokumente aan spesifieke gebeurtenisse (soos 'n doktersbrief aan 'n spesifieke afwesigheidsdatum) te heg, is geoormerk vir toekomstige stelselontwikkeling.

Gebruikersregte en Goewerneerskap

Die bestuur van dokumente is verdeel in spesifieke administratiewe rolle om dataprivaatheid te verseker:

Beperkings & Redes

1. Lêerbeperking per Tipe

• Beperking: Slegs een lêer word per persoon, per dokumenttipe toegelaat.

• Rede: Dit verseker dat die databasis georganiseerd bly en voorkom dat verouderde of duplikaat-rekords in 'n enkele gleuf gestoor word.

2. Duplikaat-naamgewing

• Beperking: Duplikaatname vir Dokumenttipes word nie toegelaat nie.

• Rede: Unieke name is nodig om foute in filtrering te voorkom en te verseker dat die korrekte data geteiken word tydens oudits of verslaggewing.

© Copyright d6 group (Pty) Ltd